#Paso 1 Recopilar


Todos los procesos del sistema son importantes y tienen su espacio y su momento, pero para poder empezar a emplear el sistema, hay que sentarse y preparar una gran cesta donde iremos dejando todo aquello que tenemos en el escritorio y en la mente.
Lo más importante es vaciarse, física y mentalmente.

  • Física: Veremos todos los objetos que tenemos para introducirlos en el proceso, documentos, papeles, anotaciones, teléfonos.
  • Mentalmente: Las ideas que nos van dando vueltas en la cabeza, aquellas cosas que tenemos que hacer y que nos da vueltas en la cabeza, todo aquello que tenemos mentalmente lo escribimos en un papel y lo introducimos en nuestra primera gran cesta.

Este proceso nos puede llevar bastante tiempo la primera vez, en mi caso unas 4 horas aproximadamente.
La ventaja, es que si tu sistema está al día, esto solo lo tendrás que hacer una sola vez.

Personalmente tengo 2 bandejas de entrada, posiblemente no sea lo ideal, pero es lo que a mi me funciona.

  • Cuadernillo de papel para ir anotando rápidamente aquello que me interrumpiría en cualquier momento.
  • Evernote para pasar las notas del cuadernillo, aquello que me llega por correo electrónico.

Actualmente divido mi jornada laboral en periodos de trabajo de una hora, durante esa hora realizo la tarea que me he marcado y cualquier interrupción la anoto en alguno de los dos sistemas, dependiendo cual me pille mejor. De ese modo no me interrumpen durante más de 5 minutos y puedo estar centrado en la tarea que he decidido acabar.
¿Cómo organizáis las interrupciones durante las tareas?¿Qué sistema de recopilación utilizáis para evitar esos problemas?

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Y ahora a organizarse en las tareas cotidianas


El sistema GTD, Getting Things Done, de David Allen, se basa en 5 pasos muy sencillos pero que requieren ser muy constante.
Los 5 pasos son los siguientes:

  • Recopilar: Cualquier cosa que tiene algún sentido o significado. Todas estás cosas deben quedar en la bandeja de entrada.
  • Procesar: Tomar todo lo que hay introducido en la bandeja de entrada y aclarar que es todo ello e identificar cuál es el compromiso a adquirir.
  • Organizar: Poner todo en el contexto correcto, programarlo para hacerlo cuando se tengan la energía y los recursos disponibles.
  • Revisar: Las revisiones nos permiten ir manteniendo el sistema vivo; es la única forma en que se vuelve confiable y nos permite permanecer relajados.
  • Hacer: Hacer la tarea.

Al finalizar el proceso tendremos una serie de listas, una con las acciones que debemos llevar a cabo contextualizadas, es decir, con la información necesaria para poderla clasificar y enfocar con facilidad, otra con las cosas en las que ahora mismo no quiero comprometerme, pero que en el futuro pueden ser interesantes volver a retomar y un monton de material de referencia para leer o tener a mano, por ejemplo un folleto de un chino a domicilio.
Lo que conseguimos con este sistema principalmente son dos ventajas primordiales:

  • Tener la mente libre, be water my friend de todas aquellas cosas que nos dicen que tenemos que hacer algo. Un ejemplo muy sencillo, estoy en el trabajo preparando un balance, mientras mi cerebro me alerta de la necesidad de cambiar la bombilla de la entrada, sigo con mi balance y mi cerebro me vuelve a alertar que debo llamar a mi amigo Juan para quedar para la cena de esta noche, y así sucesivamente con todas las tareas que tenemos pendientes. Al centrarnos única y exclusivamente en una tarea conseguimos finalizarla con mayor celeridad y con mayor acierto.
  • En el momento de procesar aquello que hemos recopilado nos encontraremos con ideas a muy largo plazo, el tener claras esas ideas a la hora de generar nuestras acciones enfocamos y visualizamos nuestros objetivos de forma clara e inmediata. No os ocurre que muchas veces que tras marcarse un objetivo y tener claro las mejoras que vas a obtener, al tiempo perdemos esa perspectiva. El sistema de David Allen te hace siempre tener claro esos objetivos y permiten tener una mayor motivación al realizar nuestras tareas.

En los próximos días iré explicando las cinco claves para llevar a cabo los objetivos así como las herramientas que utilizo y porque me he decantado por ellas.
¿Tenéis otros sistemas para organizaros en el quehacer diario?

Esos maravillosos hábitos


¿Pero que son esos hábitos?
¿En que consisten los hábitos que comente en el post anterior?

Según Abraham Maslog existen 4 fases en el aprendizaje:

  • La incompetencia inconsciente se produce cuando no sabemos que no sabemos y por tanto no existe ninguna inquietud.
  • La incompetencia consciente es cuando sabemos que no sabemos algo.
  • La competencia consciente cuando trabajamos sobre lo que no sabemos para conseguirlo, y se logra.
  • La competencia inconsciente cuando no tenemos que pensar en lo que ya sabemos.

Pongamos un ejemplo muy sencillo, como puede ser la lectura.
Cuando somos niños pequeños, no somos conscientes de saber leer, y no tenemos ningún interés en ello. Nos contentamos en que nos cuenten cuentos nuestros padres.
A medida que vamos haciéndonos mayores, nos damos cuenta que no tenemos la habilidad de la lectura. En ese momento nos hacemos conscientes de nuestra falta de habilidad para la lectura.
Poco a poco les preguntamos a nuestros padres las letras y en el colegio nos enseñan a leer, pero al principio es una tarea ardua y lenta.
A medida que vamos trabajando poco a poco somos capaces de leer carteles tan solo con pasar la mirada, inconscientemente somos capaces de unir letras sin ningún esfuerzo, momento en el que alcanzamos la competencia inconsciente.

Un hábito sería aquello que se ha convertido en una competencia inconsciente .

Otro ejemplo sería mi proyecto organizativo con el fin de optener más tiempo para poder conseguir buenos hábitos.

¿Tenéis buenos hábitos?¿Quieres compartirlos?

Buenos Hábitos


El año pasado, mi empresa me ofreció recibir una formación que consistía en poder desarrollo y detectar el talento que hay a tu alrededor. Tras las seis sesiones que recibí a lo largo de 4 meses, se trataron varios temas, todos ellos muy densos y bastante intensos a nivel emotivo.
Tras la tercera sesión, decidí aprovechar al máximo la formación que me brindaban para cambiar todo aquello que se había convertido en esos enormes malos hábitos que rodeaban mi vida.
Y por donde empecé, pues como todos buscando por la web, encontré varios blog’s, leí mucho, y me di cuenta de que me faltaba la piedra angular para empezar a trabajar esos buenos hábitos para matar mis enormes malos hábitos, tiempo. Y como se consigue tiempo, sólo había dos formas, o dormir menos, o empezar a organizarme.
En varios blogs encontré el sistema, un libro de un tal David Allen, al principio, pensé que sería un engañabobos, un frikie que quería sacar dinero, pero tras conseguir el libro, y empezar a leer me di cuenta de que el paradigma de organización que presenta es bueno, y encima totalmente amoldable. Su sistema, GTD, Getting Things Done, u Organízate Con Eficacia en castellano.
Ahora mismo llevo 4 meses aplicando su sistema y haciendo variaciones sobre el mismo para adaptarlo lo mejor posible a mi.
En este blog pretendo ir compartiendo mis ideas, mis avances, mis mejoras y mis inquietudes mientras me estreno aplicando este sistema como base para adquirir mis buenos hábitos.
¿Alguno de vosotros se está iniciando en GTD? ¿Lleváis tiempo con ello?