#Paso 3 Organizar

Una vez hemos vaciado nuestra mente y hemos llenado nuestra bandeja de entrada, poco a poco irá emergiendo nuestra organización natural y automáticamente nuestro cerebro irá percibiendo las relaciones y estructuras naturales.
Nuestro maravilloso cerebro se pone en marcha, identifica el resultado final, las acciones críticas, las prioridades, el orden, etc.. Y a medida que nuestro cerebro identifica todo ello, pone en marcha su parte creativa para generar más acciones que considera necesarias para completar y facilitar el trabajo.
Según David Allen, los pasos claves que hay que seguir en la etapa de organización serían:

  • Identificar las partes significativas.
  • Organizar por:
    • Componentes
    • Secuencias
    • Prioridades
  • Detallar tanto como sea necesario.

Para ello vamos a ir colocando las cosas en distintas listas e iré contextualizándolas.
Aquellas acciones que requieren que se hagan en algún momento especifico del día irían en la lista de recordatorios. Cada una de las acciones de la lista deberé contextualizarla para saber, donde la debo hacer o que necesito para realizarlas. Por ejemplo tengo cita al dentista mañana a las 14:00 le pongo el contexto @tiendas ya que voy ha ir al centro y podré aprovechar para revisar todas mis acciones del contexto @tiendas. Que contextos utilizo, ahora mismo tengo los siguientes:

  • @trabajo: en la oficina. Por ejemplo, el miércoles tengo una reunión en la sala 3.
  • @online: requieren que tenga conexión a internet. Por ejemplo, mañana he quedado para hacer una video conferencia con mi prima.
  • @casa: en casa. Por ejemplo, el sábado que viene vendrá el electricista.
  • @tiendas: cualquier situación que me lleve a una zona de tiendas. Por ejemplo, mi fatídico dentista.
  • @calls: cualquier situación en que tenga disposición para hacer llamadas. Por ejemplo, he quedado con un amigo que hoy le iba a llamar.

Estos contextos me sirven para cualquier lista.

Aquellas acciones que he delegado estarán en mi lista de en espera. Cada una de estás acciones las contextualizaré, y las personalizaré. Es decir, indicaré con quien tengo que tratar tal tema. Esto viene muy bien, ya que si tienes varios temas a tratar con una misma persona los podrás cerrar en el momento, sin necesidad de enviar 4 correos distintos o realizar 4 llamadas. En este paso utilizo la almuadilla, por ejemplo, #RR.HH.

Aquellas “cosas” que requieren más de una acción quedará en mi lista de frentes abiertos. Estás listas me generan contextos propios, es decir que si quiero ver todas las acciones a realizar para el proyecto en cuestión, las pueda ver de inmediato. En este caso añado el nombre del proyecto como contexto. Aquí no solo incluyo acciones sino también material de apoyo relacionado. Por ejemplo, si mi proyecto presentar declaración de la renta tiene como material asociado documento de retenciones, al documento le incluiré el contexto IRPF.

¿Eres capaz de organizarte?¿Das libertad a tu cerebro para que tome las decisiones adecuadas?

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  1. He modificado la entrada para eliminar la parte que no hacía referencia al sistema.

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