#Paso 2 Procesar

Una vez tenemos nuestra bandeja de entrada llena empezamos a procesar su contenido.
El contenido debe procesarse por completo, empezando por lo que hay más arriba y moviendo el contenido a su nueva lista.
En el momento que tenemos nuestra primera “cosa” nos preguntamos: ¿Qué es? ¿Requiere acción?. Pero que es una acción, se define como aquella tarea que requiere actividades físicas reales que han de realizarse.
Si no requiere acción, tenemos tres opciones:

  • Eliminar: Es una cosa que no necesitamos, la eliminamos del sistema
  • Algún día / Quizás: Es una cosa que ahora mismo no necesito, pero que más adelante necesitaré.
  • Archivar: Es una cosa que es necesaria guardar para acometer las acciones que estamos llevando acabo.

En caso de requerir acción:
Debemos identificar proyectos, son aquellas ideas que se deben acometer realizando varias acciones individuales. Si es un proyecto haremos lo siguiente:

  • Anotarlo en la lista de proyectos o frentes abiertos.
  • Identificar cual es la acción inicial, o la siguiente.
  • Revisar semanalmente los frentes abiertos.

En caso de que la idea necesite únicamente una acción, deberemos decidir si:

  • Hay que hacerlo: aquí llega una de las ideas en las que todos están de acuerdo que aplicándola mejorará la productividad de forma exponencial. La regla de los dos minutos dice que si la acción requiere menos de dos minutos la deberemos realizar en el momento en que se esté definiendo. Esto hace que nos liberemos de tener una lista increíblemente larga de tareas pequeñas que nos van a provocar agobio. Así que en lugar de perder tiempo la haremos y nos la quitaremos de encima.
  • Requiere que otra persona la realice: Si la tarea va a llevar más de dos minutos, tenemos que ver si somos la persona adecuada para llevarla a cabo. Si no es así, la delegaremos a la persona más adecuada. En este caso yo anoto la acción en la lista de en espera, que reviso diariamente para ver aquello que he delegado en los demás.
  • Anotarla en la lista de acciones pendientes: Si la tarea va a llevar más de dos minutos, y la tenemos que hacer nosotros, la anotaremos en la lista de acciones pendientes.

Una vez realizado este paso, tendremos nuestra bandeja de entrada vacía, una serie de listas:
Aquello que tenemos que hacer ahora. Lista de acciones pendientes.
Proyectos abiertos. Lista de frentes abiertos.
Todo aquello que hemos delegado. Lista de en espera.
Aquello que no vamos a abordar en el momento, pero que consideramos interesante para más adelante. Lista de Algún día/Quizás.

y un montón de material de referencia para el resto de proyectos.

¿Tenéis otros sistemas de procesamiento?¿Cuantas listas manejáis?

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  1. 15/09/14

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