Y ahora a organizarse en las tareas cotidianas

El sistema GTD, Getting Things Done, de David Allen, se basa en 5 pasos muy sencillos pero que requieren ser muy constante.
Los 5 pasos son los siguientes:

  • Recopilar: Cualquier cosa que tiene algún sentido o significado. Todas estás cosas deben quedar en la bandeja de entrada.
  • Procesar: Tomar todo lo que hay introducido en la bandeja de entrada y aclarar que es todo ello e identificar cuál es el compromiso a adquirir.
  • Organizar: Poner todo en el contexto correcto, programarlo para hacerlo cuando se tengan la energía y los recursos disponibles.
  • Revisar: Las revisiones nos permiten ir manteniendo el sistema vivo; es la única forma en que se vuelve confiable y nos permite permanecer relajados.
  • Hacer: Hacer la tarea.

Al finalizar el proceso tendremos una serie de listas, una con las acciones que debemos llevar a cabo contextualizadas, es decir, con la información necesaria para poderla clasificar y enfocar con facilidad, otra con las cosas en las que ahora mismo no quiero comprometerme, pero que en el futuro pueden ser interesantes volver a retomar y un monton de material de referencia para leer o tener a mano, por ejemplo un folleto de un chino a domicilio.
Lo que conseguimos con este sistema principalmente son dos ventajas primordiales:

  • Tener la mente libre, be water my friend de todas aquellas cosas que nos dicen que tenemos que hacer algo. Un ejemplo muy sencillo, estoy en el trabajo preparando un balance, mientras mi cerebro me alerta de la necesidad de cambiar la bombilla de la entrada, sigo con mi balance y mi cerebro me vuelve a alertar que debo llamar a mi amigo Juan para quedar para la cena de esta noche, y así sucesivamente con todas las tareas que tenemos pendientes. Al centrarnos única y exclusivamente en una tarea conseguimos finalizarla con mayor celeridad y con mayor acierto.
  • En el momento de procesar aquello que hemos recopilado nos encontraremos con ideas a muy largo plazo, el tener claras esas ideas a la hora de generar nuestras acciones enfocamos y visualizamos nuestros objetivos de forma clara e inmediata. No os ocurre que muchas veces que tras marcarse un objetivo y tener claro las mejoras que vas a obtener, al tiempo perdemos esa perspectiva. El sistema de David Allen te hace siempre tener claro esos objetivos y permiten tener una mayor motivación al realizar nuestras tareas.

En los próximos días iré explicando las cinco claves para llevar a cabo los objetivos así como las herramientas que utilizo y porque me he decantado por ellas.
¿Tenéis otros sistemas para organizaros en el quehacer diario?

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  1. Es que es eso, la simple idea de no “pensar” o distraerte, fijate que cosa más tonta pero es así.

    A mi me pasaba que en mi tiempo libre me planteaba todo lo que podía hacer…. hacer algo de la casa pendiente, o programar algo para aprender, o jugar a la consola, o comprar lo que sea, etc…

    Y había veces que no hacía nada por éso mismo, porque no me aclaraba, o simplemente no me acordaba de que en cierto día vi algo que me gustaría hacer y no lo apunté.

    Venga esos consejos ¡¡

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