He encontrado muchas ventajas a los sistemas digitales, con un único inconveniente, las alertas.

Bueno paso a explicar como gestiono mi herramienta GTD.

En un principio es sencillo: he dejado libre las dos primeras páginas para incluir los proyectos en activo. A parte de indicar el proyecto y sus objetivos, lo identifico con un código de 3 caracteres.

A partir de aquí recopilar es sencillo, cuando algo se me pasa por la cabeza, cuando me llega un correo que implica acción, cuando tengo que anotar algo que comprar lo voy anotandolo, siempre en una línea.

Durante el día voy haciendo revisiones periódicas para ir organizando mi lista y voy contextualizandola. Contextualizo con @, en mi caso tengo definidos algunos códigos:
@t = trabajo
@h = casa
@c = calle (Compras)
@i = internet (tengo acceso internet)
@l = contactar

El contexto lo pongo a la izquierda de tal forma que es lo primero que veo.

En el caso de que se trate de un proyecto lo siguiente que indico es # proyecto, por ejemplo, @h #mle capitulo 2 (en casa proyecto mejora lectura leer capitulo 2 del libro).

Este sistema me está siendo muy útil, ya que me es muy fácil mantenerlo durante mis viajes en tren al trabajo.

Cada semana le dedico un rato a actualizar mis listas de acciones y cerrar páginas que las tenía abiertas con tareas.

Me he dado cuenta que al escribirlas tomo más conciencia de ellas y mi procrastinación ha bajado en picado.

Otra de las ventajas es que planes de acción, mapas mentales, tormentas de ideas, y cualquier cuestión que se me ocurra las mantengo en la contrahoja de cada página. Dejando una cara para mi gestión de productividad y la otra para mejorar mis proyectos.

¿Has encontrado tu herramienta GTD? ¿Cúal utilizas?

No dibujo porque no se dibujar.
No canto porque soy muy mal cantante.
En cuanto ha escribir, sois testigos de mi falta de pericia.

¿Por qué ha sucedido todo esto?
Es muy fácil, el entorno en el que nos movemos nos ha llevado a ello.
¿A quién de pequeño no le han comparado un dibujo de un compañero con el dibujo tan feo que has hecho tú?
¿A quién de pequeño no le han dicho que no cante con esos gorgoritos en casa?
Y así hay un largo etcétera.

Sin darme cuenta he ido limitando mi capacidad creativa por estas ideas limitantes, he ido privando a mi cerebro de una de nuestras grandes virtudes.
Este libro me abrió los ojos y así pues me puse manos a la obra:
No hay día que no intente hacer un dibujo.
No hay día que no se queje algún vecino del pesado que no para de cantar en la ducho.
Y seguro que cuando leáis esto, os quejareis.
Pero de lo único que estoy seguro es de que estoy por el buen camino, ya he erradicado esas ideas limitantes que tanto daño me hacían, y a medida que voy mejorando mi técnico de dibujo, más orgulloso ello.
Y cuando por equivocación me equivoco, no hay duda a que se debe a la falta de práctica y no ha mi falta de pericia.

No os dejéis limitar ni os limitéis.

Es muy importante crear un ambiente adecuado con los compañeros, sean del nivel que sea, entrar a trabajar en una oficina con mal ambiente nos puede llevar al fracaso en nuestro objetivo productivo.

Hemos de conseguir que todos estén a gusto en su trabajo y que se sientan escuchados y respetados para que los niveles productivos se eleven.

Haz participe a tu compañero de tu sistema de trabajo, escucha sus ideas, deja claro los objetivos de las reuniones, saca acciones claras para cada uno de los participantes.

Todos y cada uno de nosotros necesita de esa gasolina para que nuestra productividad se multiplique, sólo por estar a gusto.

¿Qué le pasa a tus sistemas productivos cuando la sensación de estar a disgusto no te dejaba realizarte? ¿Alguna vez te has sentido así?

¿Qué ha pasado? Una mudanza de más de 1000 km. por parte de toda mi familia por temas laborales.
Eso ha pasado.

Eso y mucho más, he tenido que reorganizar un poco todas mis tareas y todos mis proyectos, ya que muchos de ellos han tenido prioridad, priorizando aquellos que realmente necesitaban realizarse con urgencia. Aquellos proyectos menos prioritarios los he tenido que parar, algunos más de lo necesario.

En algún caso se podría decir que se ha procrastinado este proyecto, quedandose parado. La verdad que más de lo que realmente quería, y realmente más tiempo del necesario.

Estás fechas son complicadas, pero son ideales para poder realizar un balance objetivo de los proyectos que he iniciado y abrir aquellos proyectos que se han parado, si considero que me pueden aportar mejoras, o bien cerrarlos si no los considero interesantes.

Seguimos mejorando.

Si cambiamos nuestra forma de ver el entorno, éste cambiará, si cambiamos nuestra forma de relacionarnos con la gente, cambiará su actitud hacia nosotros.
La piedra ángular para que cambien las “cosas” que nos rodean somos nosotros mismos.

Actua para cambiar aquello que no te gusta para hacerlo agradable.

• El primero respondía a la pregunta ¿quién soy actualmente? para identificar el estado en el que me encontraba actualmente. Contraste la información obtenida personalmente con gente de mi entorno pidiendo máxima sinceridad, es cierto que consulte aquellas personas con mayor empatía, para evitar posibles estados de ánimo enfrentados al cambio.
• El segundo respondía a la pregunta ¿quién quiero ser? para identificar donde queria estar en el futuro, realizando un ejercicio de visualización para detallar exactamente que quería o donde quería estar con ello. Una vez hecho el mapa mental, me dispuse a cuantificar los beneficios del nuevo hábito y a cuantificar los costes de adquirir el nuevo hábito. Con estos datos me generé un plan de acción y e introduje la información en mi sistema de organización

Actualmente cada semana hago una estudio de los avances en mis proyectos de adquisición de buenos hábitos y vuelvo a visualizar las mejoras que obtendrá mi vida y la de la gente que me rodea.

Todo esto me ayuda a ser constante y a tener claro los beneficios que obtengo.

¿Quienes sois? ¿Quieres quereis ser? ¿Realmente os lo habeis preguntado?

Al tratarse de listas, teniendo un boligrafo y una monton de papeles tenemos más que suficiente.
A partir de agrupaciones de papeles, podemos crear nuestras distintas carpetas, la de algún día, la proyectos, la de acciones, etc.

Personalmente desde que he empezado a implementar mi sistema, me he agenciado una monton de papeles, reciclados, agrupados para ir apuntando aquellas ideas que me vienen a la cabeza, o para tomar notas durante las llamadas. Esta forma de introducir “las cosas” en la bandeja de entrada me ayuda mucho, ya que al escribirlo a puño y letra me genero una responsabilidad real. Me paso el día con el ordenador escribiendo documentos o implementando código, al hacerlo de una forma diferente mi cerebro le presta una atención especial y normalmente soy más creativo de esta forma.

A parte de esta entrada, que siempre acaba en mi bandeja de entrada, utilizo sistemas informáticos.

Desde que empecé he visto los siguientes sistemas digitales:

• Thinking Rock: Aplicación j2ee algo pesada, hecha en java swing. En un principio me gusto por la filosofia que tenía, ya que la implementación del sistema GTD es muy acertada. Como punto débil, la versión freeware no permite portar correos electrónicos, y por mi trabajo es un gran problema.
• Jello Dashboard: es una extensión del outlook para poder implementar el sistema de GTD, me dio muchos problemas de perdida de configuración.
• todoist: aplicación web para tratar las tareas directamente desde la nube. Necesitas conexión constante y no me gustaba.
• evernote: realmente es un gestor de notas, que aplicando el sistema de etiquetas permite el correcto funcionamiento del sistema. Actualmente uso este, porque me sirve de contenedor de notas como material de referencia y por mi trabajo es muy importante.
• GRD para gmail: es un pequeño plug-in para tratar gtd directamente desde el correo de gmail. No lo utilizo ya que el correo del trabajo no puedo gestionarlo por una cuenta en gmail.

A medida que vaya probando nuevas aplicaciones iré ampliando la lista.

Realmente el sistema no es lo importante, ya que si el sistema lo tenemos claro no tendremos problemas en adaptarnos a un sistema u otro.
¿Qué herramienta utilizas?