Y al final… moleskine

Después de revisar muchas herramientas GTD, al final me he decantado por lo analógico, un libreta y un lápiz.

He encontrado muchas ventajas a los sistemas digitales, con un único inconveniente, las alertas.

Bueno paso a explicar como gestiono mi herramienta GTD.

En un principio es sencillo: he dejado libre las dos primeras páginas para incluir los proyectos en activo. A parte de indicar el proyecto y sus objetivos, lo identifico con un código de 3 caracteres.

A partir de aquí recopilar es sencillo, cuando algo se me pasa por la cabeza, cuando me llega un correo que implica acción, cuando tengo que anotar algo que comprar lo voy anotandolo, siempre en una línea.

Durante el día voy haciendo revisiones periódicas para ir organizando mi lista y voy contextualizandola. Contextualizo con @, en mi caso tengo definidos algunos códigos:
@t = trabajo
@h = casa
@c = calle (Compras)
@i = internet (tengo acceso internet)
@l = contactar

El contexto lo pongo a la izquierda de tal forma que es lo primero que veo.

En el caso de que se trate de un proyecto lo siguiente que indico es # proyecto, por ejemplo, @h #mle capitulo 2 (en casa proyecto mejora lectura leer capitulo 2 del libro).

Este sistema me está siendo muy útil, ya que me es muy fácil mantenerlo durante mis viajes en tren al trabajo.

Cada semana le dedico un rato a actualizar mis listas de acciones y cerrar páginas que las tenía abiertas con tareas.

Me he dado cuenta que al escribirlas tomo más conciencia de ellas y mi procrastinación ha bajado en picado.

Otra de las ventajas es que planes de acción, mapas mentales, tormentas de ideas, y cualquier cuestión que se me ocurra las mantengo en la contrahoja de cada página. Dejando una cara para mi gestión de productividad y la otra para mejorar mis proyectos.

¿Has encontrado tu herramienta GTD? ¿Cúal utilizas?

Limitándote

Hace unos meses estuve leyéndome un libro sobre creatividad del gran Tony Buzan. En el libro se trataban varios ámbitos en los que incrementar la creatividad (música, literatura, dibujo, …). En todos los ámbitos trataba el mismo problema, las limitaciones que nos han ido inculcando desde pequeño.
Personalmente me sentí muy identificado:

No dibujo porque no se dibujar.
No canto porque soy muy mal cantante.
En cuanto ha escribir, sois testigos de mi falta de pericia.

¿Por qué ha sucedido todo esto?
Es muy fácil, el entorno en el que nos movemos nos ha llevado a ello.
¿A quién de pequeño no le han comparado un dibujo de un compañero con el dibujo tan feo que has hecho tú?
¿A quién de pequeño no le han dicho que no cante con esos gorgoritos en casa?
Y así hay un largo etcétera.

Sin darme cuenta he ido limitando mi capacidad creativa por estas ideas limitantes, he ido privando a mi cerebro de una de nuestras grandes virtudes.
Este libro me abrió los ojos y así pues me puse manos a la obra:
No hay día que no intente hacer un dibujo.
No hay día que no se queje algún vecino del pesado que no para de cantar en la ducho.
Y seguro que cuando leáis esto, os quejareis.
Pero de lo único que estoy seguro es de que estoy por el buen camino, ya he erradicado esas ideas limitantes que tanto daño me hacían, y a medida que voy mejorando mi técnico de dibujo, más orgulloso ello.
Y cuando por equivocación me equivoco, no hay duda a que se debe a la falta de práctica y no ha mi falta de pericia.

No os dejéis limitar ni os limitéis.

Cuando cuidamos el jardin…

Hoy un compañero de trabajo me ha enviado una fábula que creo que no tiene desperdicio, como él dice, creo que me voy a hacer pastor trashumante.

Es muy importante crear un ambiente adecuado con los compañeros, sean del nivel que sea, entrar a trabajar en una oficina con mal ambiente nos puede llevar al fracaso en nuestro objetivo productivo.

Hemos de conseguir que todos estén a gusto en su trabajo y que se sientan escuchados y respetados para que los niveles productivos se eleven.

Haz participe a tu compañero de tu sistema de trabajo, escucha sus ideas, deja claro los objetivos de las reuniones, saca acciones claras para cada uno de los participantes.

Todos y cada uno de nosotros necesita de esa gasolina para que nuestra productividad se multiplique, sólo por estar a gusto.

¿Qué le pasa a tus sistemas productivos cuando la sensación de estar a disgusto no te dejaba realizarte? ¿Alguna vez te has sentido así?

Unplugging

Llegas por la mañana al trabajo más o menos tranquilo y relajado. A medida que avanza la mañana empieza a torcerse el día.
Uno de tus objetivos diarios no sale adelante y encima es algo importante y hay gente que espera la resolución de tu objetivo.
Total acaba el día, andas nervioso porque no has conseguido sacar adelante esa tarea tan importante. Te metes en la ducha para desconectar , te vas al gimnasio a desconectar, juegas con tus hijos para desconectar, haces mil cosas para desconectar…
Y cuando desconectas, EUREKA!! Ahí está la solución para avanzar en tu objetivo.
Vaya situación tan rara, verdad, no conozco a nadie que le haya pasado ¿y vosotros?
Qué está pasando, porqué nuestro cerebro nos da la solución cuando dejamos de buscarla.
La solución es sencilla, porque has dejado de buscarla. Nuestro increíble cerebro sigue buscando la solución, aunque hayamos desconectado. Y muchas veces la solución requiere como mínimo un poco de creatividad y para ser creativos hace falta algo de descanso.
Si no dejamos a nuestro increíble cerebro descansar no podremos tener un buen rendimiento. Una técnica que uso a menudo en situaciones como la que os he explicado es reducir mi objetivo diario en pequeñas tareas realizables en cortos espacios de tiempo y a medida que voy avanzando voy haciendo descansos que me permiten tener picos de actividad cerebral alta.
A medida que he ido aprendiendo técnicas de productividad descubrí que esa técnica tiene un nombre y es la de POMODORO.
¿Realmente desconectáis durante periodos de actividad largos? ¿Trabajáis 8 horas sentados sin moveros de vuestra silla?

Procrastinación

Después de más de dos meses sin escribir en el blog vuelvo a la carga.

¿Qué ha pasado? Una mudanza de más de 1000 km. por parte de toda mi familia por temas laborales.
Eso ha pasado.

Eso y mucho más, he tenido que reorganizar un poco todas mis tareas y todos mis proyectos, ya que muchos de ellos han tenido prioridad, priorizando aquellos que realmente necesitaban realizarse con urgencia. Aquellos proyectos menos prioritarios los he tenido que parar, algunos más de lo necesario.

En algún caso se podría decir que se ha procrastinado este proyecto, quedandose parado. La verdad que más de lo que realmente quería, y realmente más tiempo del necesario.

Estás fechas son complicadas, pero son ideales para poder realizar un balance objetivo de los proyectos que he iniciado y abrir aquellos proyectos que se han parado, si considero que me pueden aportar mejoras, o bien cerrarlos si no los considero interesantes.

Seguimos mejorando.

#Paso 5 Hacer

El último paso en el sistema es al fin y al cabo el proposito de todo él.
Ahora que sabemos que tenemos que hacer, cuales son nuestras necesidades y la visión a medio y corto plazo de todo nuestro plan, estamos preparados para hacer aquello que nos llevará a nuestros objetivos.
El hacer es básico, porque si no hacemos no seremos capaces de avanzar, y nuestro sistema se saturará. Si dejamos proyectos con acciones sin avanzar, nunca avanzarán los proyectos de la forma que queremos.
Pero algunas veces, las tareas que hemos definido no nos parecen atractivas ni tenemos ganas de hacerlo, en esos momentos, es cuando debemos cambiar la forma de verla.
Como podemos ser ingeniosos de una forma fácil, cambiando la acción, haciéndola más atractiva a nuestros ojos, cambiando las palabras a veces hace que seamos capaces de verla de otra forma mucho más atractiva.
Podemos atacar nuestra visión a corto o largo plazo, de forma que veamos realmente la necesidad de hacerla y seamos capaces de realizarla en un esfuerzo.
Hay una última opción, que yo no recomiendo, es estudiar si realmente es necesaria realizarla, si vemos que realmente es necesario, no nos queda más remedio que remangarnos y ponernos en tarea. Si vemos que es prescindible, no la hagamos, y estudiemos la siguiente acción. Es muy importante sentirnos comodos.
¿Realmente estamos actuando?

Cambiar

Hemos de ser conscientes que lo único que podemos hacer cambiar de nuestro entorno somos nosotros mismos.

Si cambiamos nuestra forma de ver el entorno, éste cambiará, si cambiamos nuestra forma de relacionarnos con la gente, cambiará su actitud hacia nosotros.
La piedra ángular para que cambien las “cosas” que nos rodean somos nosotros mismos.

Actua para cambiar aquello que no te gusta para hacerlo agradable.

El punto de partida

El punto de partida para empezar a coger hábitos adecuados es muy importante.
Una persona no puede esperar cambiar sus hábitos cuando estamos en un momento de cambios importantes que nos hagan estar en un estado de nerviosismo elevado.
Mi plan fue el siguiente, generé dos mapas mentales.

• El primero respondía a la pregunta ¿quién soy actualmente? para identificar el estado en el que me encontraba actualmente. Contraste la información obtenida personalmente con gente de mi entorno pidiendo máxima sinceridad, es cierto que consulte aquellas personas con mayor empatía, para evitar posibles estados de ánimo enfrentados al cambio.
• El segundo respondía a la pregunta ¿quién quiero ser? para identificar donde queria estar en el futuro, realizando un ejercicio de visualización para detallar exactamente que quería o donde quería estar con ello. Una vez hecho el mapa mental, me dispuse a cuantificar los beneficios del nuevo hábito y a cuantificar los costes de adquirir el nuevo hábito. Con estos datos me generé un plan de acción y e introduje la información en mi sistema de organización

Actualmente cada semana hago una estudio de los avances en mis proyectos de adquisición de buenos hábitos y vuelvo a visualizar las mejoras que obtendrá mi vida y la de la gente que me rodea.

Todo esto me ayuda a ser constante y a tener claro los beneficios que obtengo.

¿Quienes sois? ¿Quieres quereis ser? ¿Realmente os lo habeis preguntado?

Mis herramientas GTD

Herramientas para implementar el sistema GTD hay muchas, y cada uno debe buscar cual se adecua más a su vida.

Al tratarse de listas, teniendo un boligrafo y una monton de papeles tenemos más que suficiente.
A partir de agrupaciones de papeles, podemos crear nuestras distintas carpetas, la de algún día, la proyectos, la de acciones, etc.

Personalmente desde que he empezado a implementar mi sistema, me he agenciado una monton de papeles, reciclados, agrupados para ir apuntando aquellas ideas que me vienen a la cabeza, o para tomar notas durante las llamadas. Esta forma de introducir “las cosas” en la bandeja de entrada me ayuda mucho, ya que al escribirlo a puño y letra me genero una responsabilidad real. Me paso el día con el ordenador escribiendo documentos o implementando código, al hacerlo de una forma diferente mi cerebro le presta una atención especial y normalmente soy más creativo de esta forma.

A parte de esta entrada, que siempre acaba en mi bandeja de entrada, utilizo sistemas informáticos.

Desde que empecé he visto los siguientes sistemas digitales:

• Thinking Rock: Aplicación j2ee algo pesada, hecha en java swing. En un principio me gusto por la filosofia que tenía, ya que la implementación del sistema GTD es muy acertada. Como punto débil, la versión freeware no permite portar correos electrónicos, y por mi trabajo es un gran problema.
• Jello Dashboard: es una extensión del outlook para poder implementar el sistema de GTD, me dio muchos problemas de perdida de configuración.
• todoist: aplicación web para tratar las tareas directamente desde la nube. Necesitas conexión constante y no me gustaba.
• evernote: realmente es un gestor de notas, que aplicando el sistema de etiquetas permite el correcto funcionamiento del sistema. Actualmente uso este, porque me sirve de contenedor de notas como material de referencia y por mi trabajo es muy importante.
• GRD para gmail: es un pequeño plug-in para tratar gtd directamente desde el correo de gmail. No lo utilizo ya que el correo del trabajo no puedo gestionarlo por una cuenta en gmail.

A medida que vaya probando nuevas aplicaciones iré ampliando la lista.

Realmente el sistema no es lo importante, ya que si el sistema lo tenemos claro no tendremos problemas en adaptarnos a un sistema u otro.
¿Qué herramienta utilizas?

La pirámide del éxito

El pasado 4 de junio fallecio John Wooden, famoso entrenador de baloncesto universitario americano, no solo por sus éxitos dentro de la cancha sino por su filosofía a la hora de motivar y trabajar con sus chicos.
Su filosofía se basa en la famosa pirámide del éxito, esta pirámide sirve no solo para el deporte sino también muy utilizado en las escuelas de negocio.
Esa pirámide se basa en conceptos como la fe, la paciencia y la lealtad y en el vértice de la misma situó valores como el carácter, la confianza y la competitividad. “El éxito es tener paz interior, lo cual es resultado directo de la autosatisfacción que da saber que has realizado el esfuerzo para dar lo mejor que eres capaz”, explicó él.
Seguro que desde donde esté nos seguirá enseñando nuestro entrenador.